Wat is een ICT-meerjarenplan?
Een ICT-meerjarenplan beschrijft hoe de ICT-omgeving zich de komende 3 tot 5 jaar moet ontwikkelen om de organisatie te blijven ondersteunen.
Het gaat daarbij niet alleen om technologie.
Een goed meerjarenplan verbindt de huidige ICT-omgeving met de plannen van de organisatie. Gaat een theater verbouwen? Komt er een nieuwe zaal? Verandert het ticketingsysteem? Wil een museum verder digitaliseren? Groeit de organisatie of verandert de manier waarop medewerkers samenwerken?
Dit soort ontwikkelingen hebben vrijwel altijd gevolgen voor ICT. Een ICT-meerjarenplan hoeft dus niet naast de bestaande meerjarenkoers te staan. Het hoort er juist uit voort te komen.
De vijf onderdelen van een goed ICT-meerjarenplan
1. Begin met de huidige situatie
Voordat je vooruit kunt kijken, moet duidelijk zijn wat er nu aanwezig is.
Breng daarom onder andere in kaart:
- werkplekken en apparatuur
- Microsoft 365-omgeving
- applicaties
- servers en cloudomgevingen
- netwerk en internetverbindingen
- beveiligingsmaatregelen
- leveranciers en contracten
- toegangsrechten
- back-up en herstel
- documentatie en beheerprocessen
Juist bij culturele instellingen kan dit complexer zijn dan verwacht. Verschillende afdelingen gebruiken eigen applicaties en daarnaast zijn er bijvoorbeeld ticketing, horeca, audiovisuele systemen en theatertechniek.
Het doel is niet om ieder technisch detail in het meerjarenplan te zetten, maar om te weten waar risico’s, achterstanden en afhankelijkheden zitten.
2. Maak gebruik van de meerjarenkoers van de organisatie
Veel theaters en andere culturele instellingen werken al met een meerjarenplan, beleidsplan of koers voor de komende vier of vijf jaar. Daarin staan de ambities van de organisatie, bijvoorbeeld rondom publieksbereik, digitalisering, samenwerking, bedrijfsvoering, huisvesting en financiële ontwikkeling.
Dat is het ideale vertrekpunt voor een ICT-meerjarenplan.
Staat in de koers dat het theater meer datagedreven wil werken? Dan kan dat gevolgen hebben voor ticketing, Microsoft 365, data en beveiliging. Wordt een gebouw verbouwd of krijgt het een bredere maatschappelijke functie? Dan moet tijdig worden nagedacht over netwerk, wifi, werkplekken en audiovisuele infrastructuur. Groeit het aantal activiteiten of samenwerkingspartners? Dan kunnen ook toegangsrechten, informatie-uitwisseling en ondersteuning veranderen.
De vraag is dus niet alleen:
“Wat willen we de komende jaren met ICT?”
Maar vooral:
“Wat wil onze organisatie de komende jaren bereiken en wat vraagt dat van onze ICT?”
Een goed ICT-meerjarenplan is daarmee geen los technisch plan, maar een vertaling van de organisatiekoers naar technologie, informatievoorziening, security en investeringen.
3. Vertaal organisatiedoelen naar concrete ICT-ontwikkelingen
De volgende stap is om de ambities uit het meerjarenplan één voor één langs de ICT-omgeving te leggen.
Een culturele organisatie kan bijvoorbeeld ambities hebben op het gebied van:
- publieksgroei en bezoekerservaring
- datagedreven marketing
- verbouwing of uitbreiding van locaties
- inzet van AI
Dat zijn op het eerste gezicht organisatiedoelen, geen ICT-projecten. Maar ze hebben wél ICT-consequenties. In het ICT-meerjarenplan komt dan de vertaalslag, daarmee voorkom je dat ICT pas wordt betrokken wanneer een project al is gestart of een nieuwe applicatie al is gekozen.
4. Houdt rekening met de lifecycle en de organisatiekoers
Niet alle ICT-ontwikkelingen komen voort uit nieuwe ambities. Een deel ontstaat simpelweg omdat bestaande technologie veroudert.
Laptops, firewalls, switches, wifi-accesspoints, servers, applicaties en besturingssystemen hebben allemaal een lifecycle. Ook contracten en leveranciers kunnen veranderen.
Daarom moeten in een ICT-meerjarenplan eigenlijk twee planningen over elkaar heen worden gelegd:
De organisatieplanning
Wat willen we de komende vier of vijf jaar bereiken?
en
De ICT-lifecycle
Welke bestaande onderdelen moeten in diezelfde periode worden vernieuwd, aangepast of vervangen?
Dat kan interessante keuzes opleveren. Als het wifi-netwerk over twee jaar aan vervanging toe is en voor het jaar daarna een verbouwing gepland staat, kan het bijvoorbeeld verstandiger zijn om die ontwikkelingen gezamenlijk te bekijken.
Hetzelfde geldt voor werkplekken, netwerkapparatuur, telefonie, Microsoft 365, security en bedrijfskritische applicaties.
Zo voorkom je dat ICT-investeringen als losse vervangingsprojecten worden uitgevoerd zonder rekening te houden met de koers van de organisatie.
5. Prioriteer en maak een roadmap o.b.v. de meerjarenbegroting
Niet alles kan of hoeft tegelijkertijd.
Dat sluit juist goed aan bij hoe culturele organisaties vaak al naar hun meerjarenkoers kijken. Ambities worden afgewogen tegen beschikbare capaciteit, financiering en veranderende omstandigheden. Voor ICT kun je hetzelfde principe gebruiken.
Verdeel ontwikkelingen bijvoorbeeld in drie categorieën:
Prioriteit 1 – noodzakelijk
Maatregelen die nodig zijn vanwege security, continuïteit, einde ondersteuning of een directe organisatieafhankelijkheid.
Prioriteit 2 – gepland
Investeringen die nodig zijn om de meerjarenkoers mogelijk te maken of bestaande ICT tijdig te vernieuwen.
Prioriteit 3 – ontwikkeling
Verbeteringen en innovaties die waarde kunnen toevoegen, maar waarvan planning afhankelijk is van budget en organisatiedoelen.
Vertaal deze vervolgens naar een roadmap per jaar. Neem daarin niet alleen projecten op, maar ook structurele kosten zoals ICT-beheer, Microsoft 365, netwerkbeheer, internetverbindingen en andere licenties.
Een investering van bijvoorbeeld €30.000 is veel beter bestuurbaar wanneer deze twee jaar vooraf zichtbaar is dan wanneer deze gedurende het jaar onverwacht noodzakelijk blijkt.
Zo wordt de ICT-meerjarenplanning onderdeel van de reguliere planning- en begrotingscyclus van de organisatie.
Praktijkvoorbeeld: een theater dat vooruit wil begroten
Stel een theater met ongeveer 80 medewerkers, meerdere zalen en een drukke publieksfunctie.
Stel een theater met ongeveer 100 medewerkers.
De organisatie beschikt over laptops die op verschillende momenten zijn aangeschaft, een aantal lokale systemen, een uitgebreid netwerk en verschillende applicaties voor onder andere ticketing, financiën en bedrijfsvoering.
Tot nu toe worden investeringen vooral afzonderlijk beoordeeld. Als laptops verouderd zijn, wordt een vervangingsvoorstel gemaakt. Als het wifi-netwerk tekortschiet, volgt een netwerkproject.
Daardoor weet de directie aan het begin van een begrotingsjaar niet altijd welke grotere ICT-investeringen eraan komen.
Bij het opstellen van een meerjarenplan worden eerst de bestaande omgeving en lifecycle in kaart gebracht. Vervolgens worden bekende organisatieplannen toegevoegd. Daaruit blijkt bijvoorbeeld dat binnen drie jaar een deel van de werkplekken, wifi-infrastructuur en enkele bedrijfskritische systemen aandacht nodig hebben.
In plaats van drie onverwachte projecten ontstaat één roadmap waarin prioriteit, planning en verwacht budget per jaar zichtbaar zijn.
De discussie verandert daardoor van:
“Wat moeten we nu weer vervangen?”
naar:
“Welke investering staat dit jaar gepland en waarom?”.
Wie moet betrokken zijn bij een ICT-meerjarenplan?
Een ICT-meerjarenplan moet niet uitsluitend door de ICT-afdeling of externe ICT-partner worden opgesteld.
ICT ondersteunt immers de hele organisatie.
Afhankelijk van de omvang van de culturele instelling kunnen bijvoorbeeld worden betrokken:
- directie of bestuur
- financiën
- interne ICT
- theatertechniek
- bedrijfsvoering
Niet iedereen hoeft ieder technisch detail te bespreken. Het gaat erom dat ontwikkelingen vanuit verschillende delen van de organisatie tijdig in de ICT-planning terechtkomen.
Een nieuwe applicatie vanuit marketing of een verandering binnen theatertechniek kan immers gevolgen hebben voor security, netwerk, beheer én budget.
Conclusie
Een goed ICT-meerjarenplan voorkomt dat technologie, projecten en investeringen steeds als verrassing op de agenda verschijnen.
Door organisatieplannen, lifecycle, security, projecten en budgetten voor 3 tot 5 jaar samen te brengen, ontstaat een roadmap waarmee een culturele instelling vooruit kan kijken.
Het belangrijkste is daarbij niet dat iedere investering vijf jaar van tevoren exact bekend is. Het doel is dat de organisatie weet welke ontwikkelingen eraan komen, welke risico’s prioriteit hebben en hoeveel financiële ruimte daarvoor waarschijnlijk nodig is.
ICT wordt daarmee minder reactief en veel beter bestuurbaar.
Over Yitte
Yitte ondersteunt theaters, musea en andere culturele organisaties niet alleen bij dagelijks ICT-beheer, maar ook bij de strategische ontwikkeling van hun ICT-omgeving. Door lifecycle, security, organisatieplannen en investeringen samen te brengen in een meerjarige roadmap ontstaat inzicht in wat vandaag nodig is én wat de komende jaren aandacht vraagt. Lees hier meer over onze werkwijze.