Legacy en versnipperde systemen ontstaan vanzelf

Hoe legacy en versnippering ontstaan

Versnippering is bijna nooit een keuze. Het is het gevolg van keuzes die elk afzonderlijk logisch waren. Een afdeling had snel iets nodig. Een leverancier bood iets aan dat goed genoeg was. Een medewerker regelde het zelf, omdat wachten geen optie was.

Elke keuze loste een probleem op. Bij elkaar leverden ze een omgeving op die niemand als geheel heeft ontworpen. En omdat het werkt, komt er zelden een moment waarop iemand ingrijpt.

Waar je het aan merkt

Legacy en versnippering geven zelden een storing. Ze geven wrijving.

• Een nieuwe medewerker moet in vijf systemen worden aangezet, en niemand heeft een lijst
• Iemand vertrekt en zijn accounts blijven maanden actief
• Dezelfde gegevens staan op drie plekken, en niemand weet welke leidend is
• Een applicatie mag niet worden bijgewerkt, omdat onduidelijk is wat er dan stukgaat, terwijl de ondersteuning ervan allang is verlopen
• Bij een storing kost uitzoeken wie erover gaat langer dan de oplossing zelf
• Een verzekeraar of accountant vraagt om een overzicht dat er niet is

Los zijn dit ongemakken. Bij elkaar zijn ze een risico, want de kennis zit in hoofden en niet in afspraken. Valt de verkeerde persoon weg, dan valt het overzicht met hem weg.

Alles vervangen is meestal het verkeerde antwoord

De eerste reflex is een grote vervangingsslag. Nieuwe omgeving, alles over, klaar. In de praktijk is dat duur, duurt het lang en levert het een situatie op die niemand nog kent.

Bovendien blijft het onderliggende probleem staan. Een nieuwe omgeving zonder afspraken over wie wat beheert, versnippert binnen een paar jaar opnieuw.

Wat structuur hier betekent

Structuur begint bij weten wat er staat. Daarna komt een standaard waaraan je nieuwe keuzes toetst. Pas daarna bouw je af wat niet meer past.

In de praktijk betekent dat: eerst alles in kaart, van applicaties en licenties tot leveranciers en beheerafspraken. Dan een baseline voor toegang, werkplekken en back-up. Dan per systeem de vraag of het blijft, meegaat of verdwijnt. En dan vaste momenten om te bewaken dat de omgeving niet opnieuw uiteenloopt.

Niet als losse opruimacties, maar als één beweging van overzicht naar standaard. Wat dat oplevert? Een omgeving waarin je weet wat er staat, wie erover gaat en wat een verandering kost.

Waar je begint

Met overzicht. De structuurcheck brengt in kaart wat goed staat, wat kwetsbaar is en wat aandacht vraagt. Daarna is de vraag niet meer of er iets moet gebeuren, maar in welke volgorde.