Een nieuwe medewerker kan ruim een maand vooraf bekend zijn, maar bij flexibele organisaties soms pas twee weken, één week of nog korter voor de startdatum. Toch verwacht iedere nieuwe collega op de eerste werkdag toegang tot de juiste systemen, applicaties en apparatuur.
Dat lukt alleen wanneer onboarding niet afhankelijk is van losse e-mails en het geheugen van collega’s. Door vooraf rollen, rechten en verantwoordelijkheden vast te leggen, ontstaat een gestandaardiseerd onboardingproces waarin HR, de manager en IT precies weten wat er van hen wordt verwacht.
Waarom gaat onboarding in de praktijk vaak mis?
Bij veel organisaties begint de IT-onboarding pas nadat iemand is aangenomen. HR informeert een manager, de manager stuurt een e-mail naar IT en vervolgens moet worden uitgezocht wat de nieuwe medewerker precies nodig heeft.
Welke Microsoft 365-licentie hoort bij deze functie? Tot welke Teams-omgevingen en SharePoint-documenten moet iemand toegang krijgen? Welke applicaties gebruikt de afdeling? Is er een laptop beschikbaar? En zijn er nog systemen die door een andere leverancier worden beheerd?
Bij culturele organisaties kan dat extra complex zijn. Marketing, financiën, programmering, horeca, techniek en andere afdelingen hebben ieder hun eigen werkzaamheden en applicaties. Daarnaast werken theaters, musea en andere culturele instellingen regelmatig met tijdelijke medewerkers, flexwerkers, vrijwilligers en externe partijen.
Als voor iedere nieuwe medewerker opnieuw moet worden uitgezocht wat nodig is, ontstaan gemakkelijk vertragingen en verschillen. De ene medewerker heeft op de eerste werkdag alles geregeld, terwijl een andere collega nog dagen wacht op toegang of apparatuur.
De oplossing is niet om IT sneller te laten reageren. De oplossing is om het proces vooraf te standaardiseren.
Een onboardingproces in vijf stappen
1. HR start het proces zodra de medewerker is aangenomen
De onboarding begint bij HR. Zodra duidelijk is dat iemand in dienst komt, moet een vast proces worden gestart.
Dat kan meer dan 30 dagen voor de eerste werkdag zijn, maar bij een flexibele organisatie ook 14 dagen, één week of nog korter. Juist wanneer de voorbereidingstijd beperkt is, helpt een vast proces om te voorkomen dat belangrijke stappen worden vergeten.
HR hoeft daarbij geen technische keuzes te maken. Voor IT zijn vooral vaste gegevens nodig, zoals:
- naam van de medewerker;
- startdatum;
- afdeling;
- functie of rol;
- manager of teamleider;
- type medewerker, bijvoorbeeld vast, tijdelijk of flexibel;
- eventuele einddatum bij een tijdelijk dienstverband.
Het liefst wordt dit proces gekoppeld aan het HR-systeem. Een nieuwe medewerker hoeft dan niet via verschillende losse e-mails bij HR, management en IT bekend te worden gemaakt.
2. De manager bepaalt de rol, niet de individuele IT-rechten
De manager of teamleider moet kunnen aangeven welke rol iemand binnen de organisatie krijgt, zonder precies te hoeven weten welke technische rechten daarbij horen.
Daarvoor moeten rollen vooraf zijn uitgewerkt.
Een medewerker van financiën heeft bijvoorbeeld andere applicaties en toegangsrechten nodig dan iemand van marketing, programmering of theatertechniek. Door per afdeling en rol vast te leggen welke basisvoorzieningen nodig zijn, hoeft dit niet bij iedere nieuwe medewerker opnieuw te worden bedacht.
Zo’n rol kan bijvoorbeeld bepalen:
- welke Microsoft 365-licentie nodig is;
- tot welke Teams en SharePoint-omgevingen iemand toegang krijgt;
- welke gedeelde mailboxen nodig zijn;
- welke applicaties bij de functie horen;
- welke groepen en toegangsrechten nodig zijn;
- welke hardware standaard wordt geleverd.
Alleen uitzonderingen hoeven vervolgens nog apart te worden beoordeeld.
3. IT krijgt één compleet en voorspelbaar verzoek
Zodra HR en de manager hun deel hebben afgerond, krijgt IT een compleet onboardingverzoek.
IT hoeft dan niet meer te gokken welke rechten iemand nodig heeft of verschillende collega’s achterna te bellen. Op basis van afdeling + rol + type medewerker is vooraf duidelijk wat moet worden ingericht.
IT kan vervolgens onder andere zorgen voor:
- het gebruikersaccount;
- Microsoft 365 en de juiste licenties;
- groepen en toegangsrechten;
- Teams- en SharePoint-toegang;
- e-mail en gedeelde mailboxen;
- benodigde applicaties;
- laptop en andere apparatuur;
- beveiligingsinstellingen;
- eventuele toegang tot systemen van derden.
Door deze werkwijze onderdeel te maken van een bredere gestandaardiseerde ICT-omgeving, wordt onboarding een herhaalbaar proces in plaats van iedere keer een nieuw IT-project.
4. Alles wordt vóór de eerste werkdag gecontroleerd
Het doel van onboarding is niet dat IT op de eerste werkdag begint met het aanmaken van accounts. Het doel is dat de medewerker op de eerste werkdag kan beginnen met werken.
Daarom hoort een controle vóór de startdatum onderdeel van het proces te zijn.
Is het account actief? Staat de laptop klaar? Zijn de juiste applicaties geïnstalleerd? Zijn de benodigde rechten toegekend? En is duidelijk hoe de medewerker veilig met informatie en systemen hoort te werken?
Daarmee wordt de eerste werkdag ook voor HR en de manager voorspelbaarder. Zij kunnen zich richten op de inhoudelijke onboarding van de nieuwe collega in plaats van op ontbrekende wachtwoorden, laptops en toegangsrechten.
5. Automatiseer waar dat waarde toevoegt
Een goed onboardingproces hoeft niet vanaf dag één volledig geautomatiseerd te zijn. Standaardisatie komt eerst.
Je kunt het proces bijvoorbeeld in vier volwassenheidsniveaus opbouwen:
- Niveau 1: HR gebruikt één vast onboardingformulier.
- Niveau 2: afdelingen, rollen, standaardrechten en apparatuur zijn vooraf vastgelegd.
- Niveau 3: het onboardingverzoek wordt vanuit het HR-systeem automatisch naar het IT-proces gestuurd.
- Niveau 4: waar mogelijk worden accounts, groepen, licenties en andere onderdelen automatisch ingericht.
Automatisering is daarmee niet het startpunt. Zonder duidelijke rollen en afspraken automatiseer je vooral een onduidelijk proces.
En wat gebeurt er wanneer een medewerker uit dienst gaat?
Een goed onboardingproces heeft altijd een tegenhanger: offboarding.
Wanneer iemand vertrekt, moet duidelijk zijn wanneer toegang wordt ingetrokken, welke informatie moet worden overgedragen en welke apparatuur moet worden ingeleverd.
Ook hier hoort HR het proces te starten. De manager bepaalt wat er met werkzaamheden en relevante informatie moet gebeuren en IT voert de technische offboarding uit.
Een offboarding kan onder andere bestaan uit:
- het blokkeren van het gebruikersaccount op het afgesproken moment;
- het intrekken van Microsoft 365-toegang;
- het verwijderen uit groepen, Teams en andere omgevingen;
- het intrekken van toegang tot applicaties van derden;
- het veiligstellen of overdragen van relevante zakelijke informatie;
- het afhandelen van mailbox en bestanden volgens de gemaakte afspraken;
- het innemen en verwerken van laptop, telefoon en andere apparatuur;
- een eindcontrole op accounts en toegangsrechten.
Vooral die laatste stap is belangrijk. Wanneer verschillende afdelingen zelf applicaties aanschaffen of beheren, bestaat het risico dat IT niet eens weet dat een vertrekkende medewerker ergens een account heeft.
Een actueel overzicht van applicaties, gebruikers en rechten helpt daarom niet alleen bij onboarding, maar ook bij veilige offboarding.
Waarom is dit extra relevant voor culturele organisaties?
Culturele instellingen hebben vaak een mix van vaste en flexibele organisatievormen. Naast medewerkers in vaste dienst kunnen bijvoorbeeld tijdelijke krachten, vrijwilligers, productiemedewerkers, gasttechnici en externe leveranciers toegang nodig hebben tot bepaalde systemen of informatie.
Niet iedereen heeft dezelfde toegang nodig en niet iedereen blijft even lang aan de organisatie verbonden.
Daarom is het belangrijk om niet simpelweg steeds meer rechten toe te voegen, maar vooraf na te denken over wie vanuit welke rol toegang nodig heeft, tot welke informatie en voor welke periode.
Dat sluit ook aan op het bredere principe van ICT voor de cultuursector: verschillende afdelingen en disciplines moeten hun eigen werk kunnen doen, terwijl de organisatie als geheel grip houdt op systemen, informatie en beveiliging.
Praktijkvoorbeeld: een nieuwe medewerker bij een theater
Stel dat een theater een nieuwe medewerker marketing aanneemt. De startdatum is over twee weken.
In een ongestructureerde situatie stuurt de manager een paar dagen voor de start een e-mail naar IT. Daarna blijkt dat nog moet worden uitgezocht welke laptop beschikbaar is, tot welke SharePoint-sites de medewerker toegang nodig heeft en welke marketingapplicaties door de afdeling worden gebruikt.
Op de eerste werkdag werkt de laptop, maar ontbreekt toegang tot enkele documenten en applicaties. Collega’s lossen dat praktisch op door bestanden tijdelijk per e-mail te sturen en gedurende de eerste week worden steeds extra rechten toegevoegd.
Met een gestandaardiseerd proces verloopt dit anders.
HR registreert de medewerker en start het onboardingproces. De manager selecteert Marketing – Medewerker als rol. Aan die rol zijn vooraf de standaard Microsoft 365-licentie, laptopconfiguratie, Teams- en SharePoint-toegang en benodigde applicaties gekoppeld.
IT krijgt één compleet verzoek, richt de omgeving in en controleert vóór de startdatum of alles gereed is.
De nieuwe medewerker kan daardoor op de eerste werkdag daadwerkelijk beginnen met werken, terwijl HR, management en IT ieder alleen verantwoordelijk zijn voor het deel van het proces dat bij hun rol hoort.
Onboarding is uiteindelijk een structuurvraagstuk
Een goed onboardingproces begint niet bij het aanmaken van een Microsoft 365-account.
Het begint met overzicht: welke afdelingen zijn er, welke rollen bestaan binnen die afdelingen, welke systemen horen daarbij en welke rechten heeft iemand vanuit zijn of haar functie nodig?
Dat is dezelfde gedachte die ten grondslag ligt aan standaardisatie van de ICT-omgeving. Eerst bepaal je de werkwijze en standaard. Daarna kun je processen voorspelbaar uitvoeren en waar zinvol automatiseren.
Het resultaat is niet alleen betere beveiliging. Nieuwe medewerkers kunnen sneller aan de slag, managers hoeven minder IT-keuzes te maken en IT hoeft niet bij iedere nieuwe collega opnieuw uit te zoeken wat er moet gebeuren.
Conclusie
Goede onboarding en offboarding vraagt om samenwerking tussen HR, management en IT.
HR start het proces en levert de juiste personeelsinformatie. De manager bepaalt vanuit welke afdeling en rol iemand gaat werken. IT vertaalt die vooraf vastgelegde rol naar accounts, apparatuur, applicaties en toegangsrechten.
Door dit proces te standaardiseren en vervolgens waar mogelijk te koppelen aan het HR-systeem, wordt onboarding sneller, veiliger en beter voorspelbaar. En wanneer dezelfde structuur bij uitdiensttreding wordt gebruikt, wordt ook voorkomen dat accounts, rechten en apparatuur uit beeld verdwijnen.
De beste onboarding merk je uiteindelijk op de eerste werkdag: alles wat nodig is staat klaar en niemand hoeft zich af te vragen wie nog iets had moeten regelen.
Over Yitte
Yitte ondersteunt theaters, musea en andere culturele organisaties bij het structureren en beheren van hun ICT-omgeving. Daarbij kijken we niet alleen naar techniek, maar ook naar processen rondom gebruikers, werkplekken, rechten en lifecycle. Door duidelijke standaarden en verantwoordelijkheden vast te leggen, ontstaat een ICT-omgeving die beheersbaar blijft wanneer medewerkers komen, veranderen van functie of de organisatie verlaten.